Pendahuluan

1.1      Tentang Dokumen

Dokumen Panduan merupakan dokumen yang dapat digunakan oleh pengguna dalam menggunakan aplikasi web Centralized Integrated Vendor Database (CIVD). Dalam Dokumen Panduan ini akan dijelaskan tata-cara dan langkah-langkah yang diperlukan dalam menggunakan aplikasi web ini. Diharapkan dengan adanya Dokumen Panduan ini pengguna dapat mengguna aplikasi CIVD dengan mudah.

1.2      Deskripsi Umum Sistem

CIVD yang diperuntukkan bagi KKKS dan Vendor merupakan sistem database rekanan (vendor) yang terpusat dan terintegrasi sehingga dapat meningkatkan efisiensi dalam proses penilaian persyaratan administrasi pra-kualifikasi rekanan, seperti dokumen Akta Pendirian Perusahaan, SK Pengesahan Akta Pendirian, SK Perubahan Terakhir (jika ada), Surat Izin Usaha, Surat Keterangan Domisili, NPWP dan Bukti Setoran Pajak Terakhir.

Dari gambar alur konteks bisnis di atas, aplikasi CIVD dapat diakses oleh pengguna dari sisi KKKS maupun Vendor. Vendor melakukan registrasi secara online dan memasukkan semua syarat-syarat berupa dokumen yang kemudian akan direview oleh KKKS. Dalam proses tersebut dapat juga dilakukan klarifikasi dokumen asli oleh KKKS jika diperlukan guna memverifikasi persyaratan yang telah diajukan. Setelah KKKS selesai melakukan persetujuan secara online, Vendor akan terdaftar dalam sistem sebagai anggota CIVD.

1.4      Definisi Singkatan

Istilah	Deksripsi
KKKS (K3S)	Kontraktor Kontrak Kerja Sama
SPDA	Surat Pengganti Dokumen Administrasi
CIVD	Centralized Integrated Vendor Database

1.5      Flow CIVD

Berikut penjelasan mengenai Flow CIVD.

 

Status	Penjelasan	Tanggung Jawab (PIC)
Aktivasi Akun	Vendor sudah submit form registrasi tapi belum melakukan aktivasi akun (belum membuat kata sandi)	Vendor
Revisi Registrasi Vendor	Form registrasi dikembalikan oleh KKKS Admin untuk direvisi	Vendor
Verifikasi Registrasi Vendor	Form registrasi perlu untuk segera diverifikasi	KKKS Admin
Registrasi Vendor Ditolak	Form registrasi ditolak oleh KKKS Admin, Vendor tidak dapat melanjutkan form yang sama. Namun Vendor tetap bisa merequest/register ulang.	-
Inisiasi Update Profil	Data registrasi sudah diterima, Vendor bisa melanjutkan untuk melengkapi Update Profil	Vendor
Update Profil	Form Update Profil dikembalikan oleh KKKS Verificator untuk diperbaiki	Vendor
Alokasi Pekerjaan	Form Update Profil perlu untuk dialokasikan oleh admin ke Verificator tertentu (aktivitas ini hanya jika di Pengaturan Pengguna didaftarkan tipe posisi KKKS Assignor)	KKKS Assignor
Verifikasi Profil Vendor	Form Update Profil perlu untuk diverifikasi segera	KKKS Verificator
Persetujuan Profil Vendor	Form Update Profil perlu untuk disetujui segera	KKKS Approval
Approved	Perubahan Update Profil sudah komplit dan final approved siap untuk diterbitkan SPDA	KKKS Admin
Completed	Data Update Profil sudah komplit dan SPDA sudah diterbitkan

 

Tabel 2 - 2 Alur CIVD